A. Proses Pembekuan Sertifikat

1. LS-MISB membekukan sertifikasi pada kasus, sebagai berikut :

a. Sistem manajemen pelanggan yang disertifikasi gagal secara berulang dan secara serius dalam memenuhi persyaratan sertifikasi, termasuk persyaratan efektivitas sistem manajemen,

b. Pelanggan yang disertifikasi tidak memperbolehkan audit survailen atau sertifikasi ulang dilaksanakan pada frekuensi yang dipersyaratkan, atau

c. Pelanggan yang disertifikasi telah meminta pembekuan secara sukarela.

2. Dalam kondisi pembekuan, sertifikasi sistem manajemen pelanggan untuk sementara tidak berlaku.

3. LS-MISB memiliki perjanjian yang mengikat dengan pelanggannya untuk menjamin bahwa dalam kasus pembekuan, pelanggan dilarang menggunakan sertifikasinya untuk keperluan promosi lebih lanjut.

4. LS-MISB mempublikasikan atau memberikan informasi tentang status pembekuan sertifikasi yang dapat diakses oleh publik dan melakukan tindakan lain yang sesuai, mengenai sertifikasi yang dibekukan dengan jangka waktu selama 6 (enam) bulan.

5. Apabila dalam jangka waktu tersebut diatas pelanggan gagal untuk menyelesaikan masalahnya, maka LS-MISB melakukan pencabutan atau mengurangi ruang lingkup sertifikasi.

B. Pencabutan sertifikasi

1. Pencabutan sertifikasi dapat dilakukan apabila:

a. Terjadi penyalahgunaan sertifikat/ tanda/ logo LS-MISB oleh pelanggan.

b. Hasil surveilen atau penilaian ulang membuktikan bahwa pelanggan sudah tidak menerapkan sistem secara konsisten.

c. Pelanggan tidak mengajukan permohonan sertifikasi ulang.

d. Atas laporan terjadi tentang penyalahgunaan sertifikat oleh pelanggan.

e. Kegagalan dalam penyelesaian masalah yang menyebabkan pembekuan dalam jangka waktu yang ditetapkan.

2. Apabila terjadi hal tersebut diatas, maka auditor LS-MISB melakukan penilaian ke lapangan atau lokasi pelanggan.

3. LS-MISB memberikan surat peringatan pertama, dan mewajibkan pemohon untuk memperbaiki kesalahan tersebut dalam kurun waktu 2 bulan untuk peringatan pertama.

4. Apabila pemohon tidak mengindahkan peringatan pertama, maka LS-MISB memberikan surat peringatan kedua dan mewajibkan pemohon untuk memperbaiki kesalahan tersebut dalam kurun waktu 2 minggu.

5. LS-MISB akan mencabut sertifikat yang telah diterbitkan bagi pelanggan yang tidak mengindahkan peringatan (peringatan ketiga) yang diberikan, sampai batas waktu yang ditentukan tidak memperbaiki kesalahan (6 enam bulan) sejak peringatan pertama.

6. Selama masa pencabutan pemohon tidak diijinkan menggunakan sertifikat untuk apapun sampai melakukan perbaikan terhadap penyalahgunaan sertifikat.

7. LS-MISB akan mempublikasikan sertifikasi pemohon yang dicabut melalui website.

8. Sertifikat yang diterbitkan akan dicabut 6 (enam) bulan apabila tidak dilakukan perbaikan terhadap kesalahan yang diminta diperbaiki dan apabila akan dilakukan pencabutan sertifikat pelanggan atau pemegang sertifikat diinformasikan secara tertulis dan diwajibkan untuk mengembalikan sertifikat yang sudah diterima.

9. Status pencabutan diputuskan melalui rapat Komite Sertifikasi dan hasilnya diberitahukan kepada pemegang sertifikat dan dihapus dalam daftar pemegang sertifikat melalui surat pencabutansertifikat dan diinformasikan kepada masyarakat luas melalui website.

10. LS-MISB memiliki perjanjian mengikat dengan pelanggan yang disertifikasinya berkaitan dengan persyaratan pencabutan yang menjamin bahwa selama pencabutan sertifikasi, pelanggan tidak melanjutkan penggunaan sertifikasi pada materi periklanan yang memuat referensi status sertifikasinya.

11. Pelanggan yang telah memperbaiki penyalahgunaan sertifikat yang dimiliki menyampaikan kepada LS-MISB secara tertulis, dan selanjutnya hasil perbaikan akan diverifikasi dan apabila diperlukan akan dilakukan audit ke lapangan.

12. Dari hasil audit akan diterbitkan rekomendasi terhadap tindak lanjut yang diperlukan.

13. Berdasarkan permintaan pihak tertentu, LS-MISB menyatakandengan benar status sertifikasi sistem manajemen pelanggan yang dicabut.

C. Pengurangan Ruang Lingkup Sertifikasi

1. LS-MISB mengurangi ruang lingkup sertifikasi pelanggan untuk bagian-bagian yang tidak memenuhi persyaratan, bila pelanggan gagal secara berulang memenuhi persyaratan sertifikasi untuk bagian-bagian dari ruang lingkup sertifikasi tersebut. Setiap pengurangan selaras dengan persyaratan Standar yang digunakan untuk sertifikasi.

2. Pengurangan ruang lingkup sertifikasi dapat bersifat permanen atau sementara waktu tegantung dari pelanggan dengan alasan komersial, finansial, atau sebab lainnya.

3. Setelah diputuskan untuk pengurangan ruang lingkup, maka Manajer Sertifikasi akan menindaklanjuti dengan mengirim surat pemberitahuan pengurangan ruang lingkup sekaligus permintaan untuk menarik sertifikat yang harus ditandatangani/disetujui oleh wakil manajemen pelanggan yang tertera dalam dokumen kontrak.

4. Surat pengurangan ruang lingkup setelah ditandatangani oleh wakil manajemen pelanggan, maka form ini bersama sertifikatnya dikirim kembali ke Manajer Sertifikasi untuk diteruskan ke Direktur LS-MISB.

5. Manajer Sertifikasi dengan arahan dari Direktur LS-MISB meneruskan kepada Manajer Administrasi untuk mempublikasikan mengenai pengurangan ruang lingkup ini.

D. Penambahan Ruang Lingkup Sertifikasi

1. Manajer Sertifikasi mengkaji permohonan penambahan ruang lingkup dari pelanggan

2. Apabila hasil kajian dinyatakan bahwa penambahan ruang lingkup dapat diberikan, maka Manajer Sertifikasi melaporkan ke Direktur LS-MISB

3. Direktur LS-MISB menugaskan Manajer Sertifikasi untuk menyusun rencana pelaksanaan audit

4. Manajer Sertifikasi mengusulkan tim auditor yang akan melakukan audit kepada Direktur LS-MISB

5. Direktur LS-MISB menyetujui dan menetapkan tim auditor dengan surat perintah tugas.

6. Tim Auditor melakukan audit dan melaporkan hasil audit kepada Direktur LS-MISB